Anonim

71 procent av cheferna tror att möten är oproduktiva och ineffektiva, enligt en undersökning från Harvard Business Review. Men en del av problemet är kanske inte ens själva mötena utan sociala normer för den klassiska möteskulturen.

Unternehmen sollten ihre Mitarbeiter ermutigen, während Meetings aufzustehen und sich zu bewegen.
Företag bör uppmuntra sina anställda att stiga upp och flytta under möten.
Foto: JP WALLET - shutterstock.com

Så de flesta konferensrum idag är utrustade med ett långt bord och ett dussin kontorsstolar. Sådana miljöer inbjuder dig inte att bli kreativ, utan signalkonformitet, monotoni och statik. Bara några små förändringar räcker för att bryta det klassiska mönstret och få mer effektivitet, dynamik och variation till möten med kollegor. Här är tre tips som kan hjälpa till att göra möten mer produktiva.

spoods.de

1. Mer effektivitet: förkorta mötetiderna

Arbetare delar ofta upp arbetsdagen i block på 30 eller 60 minuter och överskattar hur mycket tid de behöver för att nå uppsatta mål. Bokstavligen "timmöten" undviks därför. I stället för klassiska statusmöten är det en bra idé att blockera bara 15 minuter för att komma igenom höjdpunkterna snabbt. Vid strategimöten bör cheferna först sätta de första två eller tre målen och använda en whiteboard för att spåra framsteget i teammötet. Allt du behöver göra är att schemalägga mer än 45 minuter och ge dina kollegor 15 minuter att komma till nästa möte i tid.

2. Mer fart: avskaffa klassiska sittplatser

År 2018 introducerade Apples VD Tim Cook ergonomiska fristående arbetsplatser i hela företaget för att främja anställdas hälsa. Denna typ av företagskultur bör utvidgas till konferensrummet. En studie av forskare vid Washington University visade att anställda var mer glada över sitt arbete i möten där deltagarna kunde stå upp mellan dem än i möten där de uteslutande satt. Dessutom stöder rörelsen på arbetsplatsen avsevärt koncentrationsförmågan. Detta är en anledning till att företag bör uppmuntra sina anställda att resa sig upp och flytta under möten, vare sig det är en lång brainstormingsession eller en sammanfattning av resultatet från förra kvartalet. För detta ändamål kan till exempel den befintliga konferensrummet kompletteras med höjdjusterbara möbler.

Ett annat sätt att öka diskussionsdynamiken är att ha korta promenader eller stående möten för att gå igenom veckans prioriteringar. Om de anställda lämnar skrivbordet däremellan och lämnar efter sig distraktionerna i den dagliga verksamheten, kan de bättre fokusera på teamdiskussionen.

3. Mer variation: Möten är inte alltid på samma plats

Närhelst samma plats används för varje gruppmöte, tenderar de anställda att hamna i ett standardiserat mötesläge. Denna "autopilot" behöver inte nödvändigtvis vara dålig, till exempel vid rutinmässiga uppdateringsmöten. Men när det gäller att diskutera komplexa frågor och utveckla en snabb och tankeväckande lösning är det viktigt att stänga av autopiloten. Det är en bra idé att flytta vissa möten till en annan plats än det klassiska konferensrummet för att utveckla nya idéer och perspektiv i en ny miljö.

Chefer måste lura det

För att dra full nytta av en ny mötekultur måste ledare visa ett gott exempel, annars kanske anställda inte känner sig befogen att ändra sitt eget beteende. Företag bör skapa officiella policyer som stöder en aktiv arbetsdag, till exempel en schemalagd paus i långa möten. Vid möten bör chefer uttryckligen uppmuntra sitt team att resa sig upp och röra sig och känna igen dem som gör det.


  1. Ansiktsuttryck, gester eller attityder har en stor inverkan på en persons trovärdighet och inverkan på mötet. Mycket få är dock medvetna om detta. Här är fyra tips om vad du ska leta efter i möten.
  2. Tips 1: Öppen hållning
    Håll en öppen hållning och använd lugna och inte för rymliga gester. Var försiktig så att du inte gör för många hektiska handrörelser.
  3. Tips 2: Ögonkontakt
    Var alltid med din kropp mot din partner. Om du har mer än en kontakt, kontakta personen du kommunicerar med just nu.
  4. Tips 3: Uppmärksamhet
    Signalintresse och uppmärksamhet - lyssna aktivt, nicka i samförstånd, håll ögonkontakt, låt din konversationspartner avsluta.
  5. Tips 4: Fråga
    Om du medvetet eller omedvetet uppfattar något som du inte kan förhålla dig till just nu, vilket inte är klart och otvetydigt för dig, be att undvika missförstånd, fördomar och potentiella konflikter.

Möten är en oumbärlig aspekt av lagarbete. För att kunna utveckla projekt och lösa problem måste de anställda kommunicera regelbundet. Men det finns inget behov av att tvinga dem in i en miljö som inte är produktivitetshöjande. När ledare bryter sig från vissa klassiska mötesnormer kan de göra möten trevligare, tidseffektiva och produktiva för alla inblandade.