Anonim

Formerna för digital kommunikation och samarbete är olika, mycket flexibla och globala - från snabbmeddelanden via Internet-telefoni till videokommunikation från molnet via surfplatta, smartphone, desktop eller whiteboard. Idealt leder Unified Communication and Collaboration (UCC) till snabba interna processer, mer innovation och produktivitet hos kunskapsarbetare, lägre kostnader och lyckligare anställda.

Unified Communications and Collaboration ist vor dem Hintergrund von Digitalisierung und Globalisierung zu einer Kernkompetenz für IT-Organisationen geworden.
Unified Communications and Collaboration har blivit en kärnkompetens för IT-organisationer i samband med digitalisering och globalisering.
Foto: a-image - shutterstock.com

Följaktligen har många företag utrustat sig med moderna lösningar och system. Fullständig integration saknar dock ofta tid och kunskap. Detta är anledningen till att kommunikations- och IT-landskap ofta kännetecknas av isolerade lösningar från olika leverantörer - ofta används fristående eller bara något nätade. Resultatet är att applikationerna inte används som de skulle vara möjliga. Kostnaden för vård ökar med varje nytt system eller applikation, och den förväntade produktivitetsökningen elimineras. Sammanfattningen är att investeringarna inte lönar sig.

Den största potentialen är att låsas upp om alla kommunikationstjänster integreras i en enhetlig applikationsmiljö - konsekvent. Denna idé om att standardisera kommunikation och samarbete i betydelsen ”enhetligt” sysselsätter för närvarande många företag. I det följande vill vi beskriva hur du kan uppnå en enhetlig, integrerad kommunikations- och samarbetsmiljö i sju steg.

spoods.de

1. Utnämning av en ledningssponsor och en projektföljande användargrupp

Kom alltid ihåg: Det handlar om standardisering av kommunikation och samarbete. Detta gäller alla divisioner, alla webbplatser, alla dotterbolag, alla anställda - och alla funktioner i organisationen. I ett sådant tvärföretagsprojekt måste toppledningen först vara övertygad om projektet.

Namnge en ledningssponsor och gör projektet till högsta prioritet. Tänk också på det snabba engagemanget för dataskyddsombud och personalrepresentanter. Projekt kan försenas om till exempel oro uppstår om möjlig "övervakning av anställda". Sätt dig samman vid ett bord: UCC-lösningar erbjuder många möjligheter att uppfylla även de högsta säkerhetskraven.

Läs också:

  • Vad innebär enhetlig kommunikation och samarbete?

  • Det är så UCC anländer i hela företaget

  • Framgångsfaktorer för en UCC-strategi

display

Vad du kan förvänta dig av en molnleverantör

Was Sie von einem Cloud Provider erwarten können - Foto: LeoWolfert - shutterstock.com

På grund av komplexiteten arbetar många företag med partners för att integrera och hantera molnarkitekturen. Denna rapport avslöjar vad du ska leta efter när du väljer en partner. (English)

Till artikeln

Det är också viktigt att de nya kommunikationstjänsterna förstås, accepteras och tillämpas av framtida användare. Det är viktigt att involvera anställda i urvals- och implementeringsprocessen i ett tidigt skede av projektet. Innan du startar projektet, namnge en cirkel med användare (kraftanvändare), cirka två till fem procent av det framtida antalet användare, och inkludera dem i alla steg. Idealt består denna grupp av användare av en hälsosam blandning av yngre och hängivna äldre medarbetare som är öppna för nya idéer.

2. Inventarisk och faktisk analys

Det här handlar om den nuvarande status quo när det gäller teknik och användningen av verktyg för kommunikation och samarbete. Till exempel finns det tekniska frågor för att klargöra:

  • Vilket snabbmeddelandesystem används (Lync, Skype för företag, Jabber, Slack, Spark, …)? Vilka versioner? Vilka roller finns det? För vilken grupp användare? Med vilka funktioner? I vilket integreringsdjup?

  • Vilka verktyg används för telefon- och webbkonferenser?

  • Vilken e-posttjänst använder du?

  • Vilket telefonsystem används? Vilken tjänsteleverantör?

  • Vilka system används för videokonferenser? För vilken grupp användare? I vilket integreringsdjup?

  • Hur är platser tekniskt involverade?

Att använda det är på väg att förtydliga:

  • Hur nöjda är användarna?

  • Hur används de olika kommunikationskanalerna? På vilket djup och frekvens?

  • Vilka är orsakerna till att applikationer och system inte gillar att användas ofta?

  • Vad vill användarna kommunicera och samarbeta snabbare, bättre och bättre? Finns det några förslag?

  • Vilka kostnader uppstår idag för användningen?

När det gäller användning är det viktigt att placera anställda i centrum för övervägandet. I slutändan är det deras som ökar produktiviteten - genom att arbeta tillsammans lättare, snabbare och mer effektivt. Graden av utnyttjande och användningsdjup kan till exempel hittas genom undersökningar. Lyssna noga till vad personalen berättar! Ett projekt som endast bygger på tekniska kriterier kommer att misslyckas.

Speciell programvara och utnyttjande av användningsdata kan hjälpa till att göra denna analys perfekt. Hur ofta och hur länge används till exempel videokonferenssystem? Hur utnyttjas PBX och är dess funktioner uttömda? Vid slutet av ditt lager gör du en bedömning av den faktiska situationen, inklusive avvägningen av fördelar och nackdelar samt en övervägande och utvärdering av kostnaderna.

3. Definition av mål och indikatorer för viktiga resultat (KPI)

Efter genomförandet och en detaljerad analys av den aktuella situationen måste projektets mål definieras för genomförandefasen samt för perioder på sex, tolv och 24 månader. De bygger på företagets mål. Dessa kan till exempel vara:

  • Ökning av produktiviteten (av den anställda),

  • förbättrade affärsprocesser,

  • snabbare beslut,

  • förkortad tid till marknad för nya produkter,

  • Minskning av telekommunikation, webbkonferenser, konferenssamtal och resekostnader,

  • bättre balans mellan arbetsliv och liv för anställda eller

  • Bättre livscykelbedömning av företaget

Med utvärderingen och analysen av dimensioner på teknik och användning, finns en välgrundad databas tillgänglig för att ställa tydligt mätbara underlag för projektet. Definiera vilka förväntningar som ställs på tekniken och dess användning och vilka uppmätta värden (KPI) som används för att kontrollera och uppnå målen.

Mål / KPI: er kan vara:

  • Minskning av e-posttrafik,

  • färre och kortare möten,

  • högre tillfredsställelse med mötena,

  • fler videomöten,

  • förbättrad användartillfredsställelse,

  • färre deltagare i möten.

4. Befruktning och urval av den tekniska plattformen

Unified Communications-konceptet bör beakta alla aspekter av integration till största möjliga djup. Speciellt när många tekniska affärer (PBX: er, befintliga UCC-lösningar, infrastrukturer, nätverk, externa WAN-leverantörer, etc.) måste vara sammanlänkade, kan förbises information försena implementeringen. Se på det som en orkester som har sammanträtt igen och måste stå på scenen vid en fördefinierad tid.

Obwohl das Thema Unified Communications and Collaboration keineswegs neu ist, beschäftigt es immer noch viele Unternehmen.
Även om ämnet Unified Communications and Collaboration inte alls är nytt, sysselsätter det fortfarande många företag.
Foto: ktsdesign, Fotolia.com

Speciellt när det finns distribuerade heterogena systemlandskap, till exempel i form av flera PBX, såväl som olika videokonferenssystem från olika tillverkare och versioner, är det viktigt att välja lämplig teknisk enhetlig kommunikationsplattform. Fallgropar i integrationen är ofta gränssnitten mellan olika tillverkare. Det måste avgöras om integration av äldre system och applikationer är absolut nödvändig, eller om en effektivisering av portföljen skulle vara mer ekonomisk.

Dessutom bör företag i förväg överväga vilken driftsmodell som passar dem. Hundra procent molnlösningar erbjuder ett attraktivt pris-prestanda-förhållande. Det blir dock svårt när det finns specifika krav på dataskydd och efterlevnad som en konventionell molnlösning inte uppfyller. I det här fallet kan en lokal lösning bättre kartlägga anpassade säkerhets- och konfigurationskrav, men den kräver mer IT-resurser.

Tänkbart är också en lokal lösning som drivs externt i ett mycket säkert datacenter (privat moln). Låt din tjänsteleverantör skapa en kommunikations- och samarbetsarkitektur. Kontrollera din tjänsteleverantör för hans kunskap i den tekniska implementeringen och även om han kan följa ditt projekt i varje steg.

5. Implementering och bevis för koncept

Om steg 1 till 4 implementeras korrekt är detta en bra utgångspunkt för en framgångsrik utrullning. Nu måste systemprogrammerare och ingenjörer implementera konceptet tekniskt. Samtidigt bör man alltid uppmärksamma detaljerna: Är alla system och applikationer avbildade? Programmeras gränssnitten ordentligt? Har de önskade funktionerna och rollerna beaktats?

The Proof of Concept (PoC) är en beprövad metod för att utföra en slags allmän inspektion efter implementering och före genomförandet. Det ger ledtrådar om en implementering är tekniskt möjlig som planerat. Genomförbarhetsanalysen ger inte bara tydlighet och säkerhet, utan ger också möjligheten att anpassa ett koncept innan det fullständigt rullas ut.

En PoC är särskilt brådskande om flera heterogena system måste integreras. Detta är till exempel fallet med utbyte av PBX med samtidig introduktion av en UCC-lösning för alla anställda på distribuerade platser. Det rekommenderas att använda de användargrupper som nämns i det första steget för PoC och att testa alla funktioner tillsammans med dem. Som regel kan detta göras genom så kallade showrooms, där de enskilda applikationerna presenteras och kontrolleras på ett användarorienterat och processorienterat sätt.

6. Utrullningen

Om PoC har accepterats med framgång kan utrullningen starta på hela organisationen i fördefinierade stadier. En steg-för-steg-utrullning har visat sig vara framgångsrik - vanligtvis land- eller regionrelaterad. Därmed bör områden som arbetar nära och intensivt implementeras först.

I varje steg i utrullningen måste milstolparna noggrant kontrolleras. Detta säkerställer att, som en del av den kontinuerliga förbättringsprocessen, fel och problem upptäcks tidigt och undviks i framtida projektfaser. Projektledarna har ett stort ansvar här. Ju mer du rapporterar om utvecklingen och utbildar användarna, desto bättre. Det blir snabbt när anställda är nöjda med den nya plattformen och applikationerna, men snabbare, om inte. Dra fördel av den positiva feedbacken från tidiga användare för att få ut mesta möjliga av den okonverterade användarbasen.

I vissa fall är det vettigt att dela utbildningen i klassiska korta utbildningar (även videobaserade), utbildning på jobbet eller coaching. Rollen hos tidigare utvalda och utbildade kraftanvändare är särskilt viktig; Enligt erfarenheter accepterar användare deras information lättare.

7. Kontinuerlig optimering

Du har tydligt fastställt mätbara mål i steg 3. Det är viktigt nu att mäta deras prestationer kontinuerligt. Bestäm avvikelser, gå in i analysen. Återigen hjälper undersökningen av den projektföljande användargruppen. Ibland handlar det bara om små detaljer varför applikationer inte används efter önskemål. Exempel: En liten guide med de viktigaste driftsfunktionerna (distribueras bland de anställda eller utformade i videokonferensrummen) kan göra underverk.

Användare är glömska, särskilt när det gäller aktiviteter som inte utförs dagligen. Träna dina anställda regelbundet. Det finns funktioner som är tidsbesparande och hjälpsamma, men som har glömts bort eller inte är kända. Ofta räcker en kort utbildning för att uppdatera kunskap. Som en tumregel, om 80 till 90 procent av alla användare använder den nya Unified Communications-plattformen regelbundet, är trafikljusen gröna för att nå KPI: er. Stödjande användning och adoptionstjänster kan hjälpa till att mäta acceptans, optimera och anpassa sig till nya situationer.

Antalet användbara UCC-verktyg och applikationer växer och det kommer att fortsätta göra det ett tag. Se till att din tjänsteleverantör kan stödja drift och vidareutveckling av din UCC-lösning med rätt kunskap och tjänster.