Anonim

University of Siegen är på väg. Hur mycket, bevisar utvecklingen av universitetet. 2014 fanns det fortfarande 14 000 studenter i Siegen, men antalet klättrade till 19 376 under vintersemesteret 2018. Fler forskningsprojekt pågår än någonsin tidigare. 2016 flyttade universitetet in i det historiska lägre slottet i hjärtat av staden. byggde en ny cafeteria. En enorm utveckling - och en enorm utmaning.

Den stora utmaningen: brist på kvalificerade arbetare

Eftersom rekryteringen av personal vid tyska universitet blir mer utmanande. Många anställda går i pension och lämnar ett gap - vilket är svårt att fylla i tider med brist på kvalificerade arbetare. Enligt Federal Statistical Office (Destatis) anställdes i slutet av 2018 1, 3 procent mer vetenskaplig personal vid universitet och universitetssjukhus än i slutet av 2017. Kraven växer dock snabbare än nyanställda. Det har konsekvenser.

Bemanningssituationen under 2018 var den värst rankade indikatorn för Stifterverbandets universitetsbarometer. University of Siegen agerade. "Vårt jobb var att optimera vår rekrytering med en digital lösning, " säger Frank Szibury och Engin Turhan från Digitaliseringsavdelningen vid Siegen University

spoods.de
Engin Turhan (links im Bild) und Frank Sziburies von der Stabstelle für Digitalisierung der Universität Siegen optimieren das Recruiting mit einer digitalen Lösung.
Engin Turhan (till vänster på bilden) och Frank Szibury från avdelningen för digitalisering vid Siegen universitet optimerar rekryteringen med en digital lösning.
Foto: University of Siegen

Ansökningar i pappersformat saktar ner processen

Utmaningen var att samla in en mängd analoga processer i den digitala världen: från samordning och spridning av jobbannonser till vidarebefordran av inkommande ansökningar med hjälp av intern post, samt mottagande av feedback från olika källor, till postinbjudningar och avbokningar. "Jobb bör annonseras och fyllas snabbare", säger de två digitaliseringsexperterna vid universitetet.

Tänk om processer

För Turhan och Szibury är ett grundläggande problem i varje digitaliseringsprocess att förändringen i mediet enbart inte nödvändigtvis leder till nödvändiga förändringar i processerna. För att grundläggande ompröva rekryteringsprocesserna var specialavdelningarna nära involverade redan från början. "Tillsammans med personalavdelningen och digitaliseringsenheten organiserade vi workshops med representanter från alla relevanta avdelningar, där vi fångade status quo och utarbetade arbetsformer i idealformat för applikationer, " säger Tom Weckend, Senior Account Executive, Universities & Colleges på SAP,

Uppgiften var att föra samman processerna, förena dem och att effektivisera hela proceduren denna gång. Universitet kan alltså få en fördel i kampen för sökande för vilka hastighet är viktig i dag. Om det finns en omedelbar bekräftelse på mottagandet av onlinebeställningar, bör en ansökan inte lämnas kvar. Erkännande av att ansökan har kommit ger sökande en säker känsla och är den första feedbacken från den potentiella arbetsgivaren. "Vårt motto är att forma mänsklighetens framtid, som inte bara innehåller uppskattade ansökningsprocesser, utan också det faktum att alla känner den nya smidigheten på vårt universitet, " säger Ulf Richter, kansler vid universitetet i Siegen.

Ulf Richter, Kanzler der Universität Siegen:
Ulf Richter, kansler vid universitetet i Siegen: "Alla borde känna den nya smidigheten på vårt universitet."
Foto: University of Siegen

Cloud förenklar underhåll och drift

Efter workshoparna handlade det om att ställa in bästa möjliga processer. "Tekniskt sett förlitar vi oss på SAP-framgångsfaktorer och molnet, samtidigt som vi följer vår SAP First-strategi, " förklarar Frank Szibury och Engin Turhan. De fokuserar på interaktion och smidighet metodiskt: Den bästa modellen bör utvecklas steg för steg tillsammans med avdelningarna - som testar dem om och om igen.

I det nya systemet skapas jobbannonserna centralt, släpps och spelas ut med en knapptryckning i företagens design vid University of Siegen: de visas på jobbportalerna som är vanliga i det vetenskapliga sammanhanget och görs tillgängliga för Agentur für Arbeit. Ansökningarna är också enklare: de berörda parterna registrerar sig med sina dokument en gång på en portal, alla dokument skulle redan vara tillgängliga digitalt för en efterföljande ansökan. "Med portalen sänker vi hindret för att ansöka om flera lämpliga positioner", håller Frank Szibury och Engin Turhan med om.

Engin Turhan und Frank Sziburies machen die Bewerbungen einfacher:
Engin Turhan och Frank Szibury underlättar ansökningarna: "Med portalen sänker vi hindret för att ansöka om flera lämpliga positioner."
Foto: University of Siegen

SAP garanterar säkerhet

Tekniskt realiseras portalen via ett offentligt moln. För University of Siegen sänks kostnaderna för underhåll och drift avsevärt. Eftersom tillverkaren säkerställer uppdateringar kvartalsvis täcks applikationens säkerhetsrelevanta aktualitet.

Central personalhantering görs enkelt med SAP: s framgångsfaktorer - samtidigt som det ger IT-säkerhet och DSGVO-efterlevnad. Till exempel är SAP Trust Center en institution som åtnjuter förtroende bland användare.

Universitetet i Siegen är alltså ett av de universitet som spelar en banbrytande roll på detta område - och har lagt grundstenen för en övertygande rekryteringsstrategi med digitaliseringen av rekryteringen.

  1. Personlig digital: Specialutgåvan
    Oavsett om personalsökning och urval, ledarskap, utbildning eller arbetsvillkor - digitalisering påverkar många områden som HR är ansvarig för. Läs i vår specialutgåva av Messe Zukunft Personal, hur långt företag redan är och var det fortfarande hänger.
  2. Digitaliseringen av personalarbetet får fart
    HR-programvara kännetecknas av ett brett utbud av discipliner och ett brett utbud av programvarutillverkare. Tydliga marknadsledare kan knappast urskiljas, åtminstone på den tyskspråkiga marknaden. Men vad gör HR-programvara så speciell jämfört med andra mjukvarusegment? Vad sägs om ämnet moln och hur ska valet av lämpliga HR-lösningar göras?
  3. Chatbotten ger lärande impuls
    IT-konsultföretaget MaibornWolff förlitar sig på kortare och lägesmöjligheter som de anställda lätt kan få - delvis tack vare digitala hjälpare.
  4. Chatbot förfinar sökning efter kandidater
    Hur hittar företag kandidater som inte aktivt letar efter ett jobb men som passar den position de söker? Ett personalkonsult har utvecklat ett digitalt sätt för detta.
  5. En av tre HR har inte hanterat AI än
    AI-programvara är utformad för att befria personal för mycket arbete. Men för det måste de först förstå fördelarna med intelligenta maskiner för sina uppgifter.