Anonim

Oavsett om det är på kontoret eller på dina fyra väggar: I dagens arbetsvärld diskuteras det hur de olika kommunikationsplattformarna idealiskt bör användas för att förbättra samarbetet i teamet. Dessutom måste nya arbetsmodeller som hemmakontor eller mer flexibla distributionsalternativ övervägas. Användning och acceptans av lämplig teknik och verktyg spelar en nyckelroll i detta, eftersom de hjälper till att arbeta mer produktivt och effektivt, både i ett team och på egen hand. I det följande presenteras fyra organisatoriska tillvägagångssätt som hjälper företag att bäst anpassa kontor till de ibland mycket individuella kraven från deras anställda.

Von Ablenkung am Arbeitsplatz oder ausgefallenen Bürokonzepten war damals noch keine Rede.
Det var inte tal om distraktion på jobbet eller ovanliga kontorsbegrepp då.
Foto: Everett Collection - shutterstock.com

Kontoret för morgondagens anställd

IKEA Space10 forsknings- och innovationslaboratorium tillkännagav nyligen sin avsikt att avsluta sitt öppna kontor i Köpenhamn och istället införa mer flexibla arbetsplatser med mobila partitioner. Frågan företag som följer en liknande inställning ställer sig vanligtvis: Hur kan öppna kontor koncept säkerställa att anställda fortfarande har tillräckligt med integritet och inte känner att de hålls övervakade av sina kollegor varje minut av sin arbetsdag?

Med hänvisning till Space10-exemplet sa medstifter Simon Caspersen att hennes gamla kontor var extremt stressande: "Människor avbröts mycket ofta och känner inte att de hade den bästa kvalitetsarbetet." Även om Caspersen tycker att Open Office är störande, betonar han också vikten av samarbete, lagarbete och kollektivitet.

spoods.de

En Harvard-studie som publicerades förra året av Royal Society visar i detta sammanhang att öppna kontor leder till mindre personlig kommunikation eftersom anställda brukar använda andra kommunikationsmedel, till exempel e-post. I den nuvarande Work Life Balance Study 2019 publicerade RescueTime data som bekräftar detta: e-postmeddelanden och snabbmeddelanden skannas i genomsnitt var sjätte minut, så att mer än 40 procent av en normal kontordag består av multitasking med kommunikationsverktyg.

Anställda har bara 72 minuter om dagen för att fokusera på att vara produktiva.

Jabra fann också i studier under 2018 och 2019 att 60 procent av cheferna anser att deras kontor är mer produktiva. Men 45 procent av de anställda har lärt sig att öppna ljudnivåer sänker deras produktivitet. 35 procent tror också att avbrott från kollegor har en negativ inverkan. Men hur kan kreativitet och produktivitet förbättras på kontoret med öppen plan, främja integritet, integritet och samarbete?

1. Skapa målmedvetna team och mötesrum

Varje kontor har en annan strategi för att tillgodose anställdas flexibla arbetsplatsbehov så att de kan arbeta i ett team, såväl på egen hand som på ett fokuserat sätt. Företag som Salesforce ägnar hela golv till luftiga lounger för anställda, medan Facebook har skapat en enorm takträdgård. Oavsett om hela områden som dessa är stängda eller små bord i olika områden och rum ger lite integritet: kontor och deras design genomgår för närvarande stora förändringar. Och eftersom arbetskoncept och modeller ständigt förändras, blir dessa överväganden allt viktigare.

Prognoser förutspår att det kommer att bli en 35% ökning av antalet team- och mötesrum (krumrum) per år fram till 2023, delvis på grund av ökningen i molnvideosamarbetsservice som GoToMeeting, Zoom eller BlueJeans förfaller. Till exempel rapporterar Frost och Sullivan att videoteknologier blomstrar i sådana områden. Denna utveckling kommer att fortsätta öka i framtiden när videor blir mer och mer viktiga som kommunikationsmedel - i konferens- och pausrummet såväl som i parken, på skrivbordet eller på resande fot.

Videokonferensteknologi ger rumanalys för mötesdiagnosen

En av de starkaste impulserna för intelligent rymdpartitionering kan vara Artificiell intelligens, som Frost och Sullivan hänvisar till som den starkaste motorn och den viktigaste transformerande kraften för framtida samarbete. Videokonferensteknologi möjliggör rumsanalys för mötesdiagnosen, det vill säga data som kan användas vid utformning av rum för att se hur arbetsbelastningen ser ut. Aktivitetsbaserade analyser används för att ta reda på hur utrymmen kan optimeras. Videodataflöden kan väsentligt stödja denna strategi.

2. Planera kreativa och produktiva retreat

Skyddsväggar, frostat glas, inomhusväxter, brusreducerande headset eller bullerfria zoner är exempel på hur företag kan förbättra arbetsmiljön för sina anställda. Fokus ligger alltid på frågan: vad är viktigt för de anställda och var kan de lätt distraheras?

Barriärer rekommenderas när passager eller högfrekvens vid vattenkylaren kan vara irriterande.

Brusreducerande hörlurar finns alltid tillgängliga där människor får många samtal på kontoret.

Buller och temperaturreglering är de mest pressande områdena vad gäller produktivitet. Därför bör företag ägna särskild uppmärksamhet åt dessa två frågor och investera i lösningar.

3. Kontorspolicyer är mer än etikett

Många medarbetare avvisar möten på fredagar, för i slutet av arbetsveckan vill han hantera svårare uppgifter, som behövs hela dagen och hanteras bäst på hemmakontoret. Varje headset bärs på kontoret, men en glödande röd busslampa indikerar när ett samtal ringer eller när det inte ska störas. De flesta anställda arbetar flexibelt för att bättre kunna hantera personliga projekt. Oavsett vad som passar företaget och den specifika branschen: det måste tillkännages och stödjas i hela företaget och stöds av ledning och anställda.

4. Dela arbetspreferenser och metoder

Jay Desai, grundare och VD för uppstarten av Health Technology, PatientPing, har satt ihop en bruksanvisning som förklarar exakt hur han fungerar "bäst, när han har svårigheter och hur andra kan använda honom för att gå vidare".

Medan policyer handlar mer om affärer, är signalering av personliga gränser, vare sig som ledare eller som teammedlem, ett sätt för andra att dela hur man bäst samarbetar och var plats och tid behövs. Det kan till exempel vara till hjälp att låta kollegor veta hur många e-postmeddelanden som hämtas, eller att de kan starta en konversation när personen bär ett headset eller headset.

Slutsats: Kontorsdesign påverkar produktiviteten

Innovativ teknik kan förbättra produktiviteten kraftigt. Samtidigt är det viktigt att erkänna Harvard Business Review att anställda kan använda så många enheter på kontoret med öppna planer för att sätta gränser, men det är inte meningsfullt när man arbetar i en arbetsmiljö där det finns behov av Integritet respekteras inte.

Arkitektur och arbetsplatsdesign påverkar produktivt samarbete och kommunikation under en arbetsdag. För att stödja denna utveckling och samhället behövs innovativa strategier och tekniker. Smarta planerade kontorslokaler kommer att vara avgörande för denna framtid att arbeta i harmoni med integriteten, eftersom bara rätt blandning kommer att göra företag kraftfulla och passande för framtiden. (Bw)