Nya koncept för elektronisk post: E-posten är långt ifrån död

Anonim
Image
Foto: Zen Photography - shutterstock.com

Det är intressant att se hur kontroversiellt ämnet för e-post för närvarande diskuteras. Det finns marknadsförare som ständigt tar upp nya koncept, hur man optimerar e-postmarknadsföring och hur man integrerar dialogmarknadsföringskampanjer i CRM-system. De-postleverantörer vill berätta för oss att en tjänst baserad på e-postteknologi är den "säkra, konfidentiella och verifierbara" formen för framtiden. Och anhängare av socialt företag meddelar att e-postmeddelandet redan är dött.

Kort sagt: ämnet är upptaget. Inte bara de anställda som hittar dussintals mer eller mindre viktiga meddelanden varje dag i sina elektroniska brevlådor. Även IT-chefer och organisationsutvecklare måste ta itu med framtiden för kommunikation i företaget, kunder och leverantörer samt mellan anställda.

Ett framsteg: det finns inget svar på filten. Det som emellertid kan sägas är att det sätt på vilket det kommunicerar förändras permanent. På det privata området hanteras kommunikation mindre och mindre ofta via e-post. Särskilt när det inte nödvändigtvis beror på formaliteter, när spontanitet och innehåll är i förgrunden, föredras messenger-lösningar och chattar. Text kombineras med rörlig bild. Dessa trender hittar nu också in i företagen.

spoods.de

Sociala medier, snabbmeddelanden: Antalet klassiska registrering av e-postkonton kommer att fortsätta växa under de närmaste åren. Siffror i miljarder; Källa: Radicati Group

Social mjukvara är en term för mjukvara som tjänar mänsklig kommunikation och samarbete. Fokus ligger på orkestrering av informationshantering (sökning, hitta, betyg), identitetshantering (självpresentation, kompetensprofiler) och relationshantering (hantering av kontakter).

Social mjukvara kan ses i sammanhang, särskilt med socialt företag för samarbete och kommunikation. Som en strategi för organisatorisk förändring kan sociala företag ge mervärde till företagen. Konceptet erbjuder en möjlighet att göra arbetsvärlden och interaktionen med olika referensgrupper mer flexibel och öppen. Målet är att öka effektiviteten. Socialt företag är synonymt med framtidens företag som kombinerar strategi, kompetens, kultur och processer för att omjustera hur människor arbetar i en nätverksvärld.

I alla ansträngningar för att förbättra kommunikationen mellan anställda och externa tredje parter måste det vara tydligt att de nya kommunikationsmedlen inte kommer att ersätta de beprövade verktygen över en natt. Snarare kompletterar de varandra. Försök att sidleda ett system som e-postkommunikation kommer oundvikligen att misslyckas på grund av trögheten i organisationen och användarnas beteendemönster.

Trots att folk skickar färre e-postmeddelanden privat kommer antalet meddelanden som skickas på företag att fortsätta öka. Siffror i miljarder per dag; Källa: Radicati Group

Länka kommunikationsvärldar

Målet måste vara att kreativt binda båda världar och att optimera värdeskapande baserat på resonans och dialog. I ett första steg är det viktigt att analysera de olika kommunikationsscenarierna. Det blir lättare när du först fokuserar på ett element - till exempel intern kommunikation. Här bör cheferna utvärdera de olika interna arbetsflödena och processerna beträffande interaktionen. Fokus ligger alltid på förbättrad leverans av tjänster. På denna grundval kan alternativa scenarier utvecklas. För detta ändamål väljs IT-lösningar, modeller för samexistens utvecklas och organisationens omvandling förbereds. Här måste de olika nivåerna av kommunikation beaktas. Dessa inkluderar till exempel formell eller formell intern kommunikation, kommunikation i projekt eller informell interaktion mellan anställda.

Implementeringen måste vara såväl top-down som bottom-up. Å ena sidan är det viktigt att främja anpassning genom riktlinjer och praktiskt genomförande. Å andra sidan måste de anställda ges utrymme för självutveckling och rollspecifik anpassning.

Argument som syftar till att minska det stora antalet e-postmeddelanden eller tidsfaktorn per anställd träffar inte märket. Det spelar ingen roll om medarbetaren svarar på 20 e-postmeddelanden eller 50 meddelanden från andra system. I huvudsak är det viktigt att optimera kommunikationen för att skapa individuellt och kollektivt mervärde. Det kräver en färdplan. Fokus ligger på en specifik arbetsform eller en ny företagskultur relaterad till kommunikation. Nästa steg är att bedöma vilka funktioner som har befintliga lösningar som kan användas för de nya scenarierna.

Exempelvis kan befintliga gruppvarulösningar kunna stödja de nya formerna för interaktion och informationsutbyte omedelbart eller snart. Detsamma gäller för klientlösningarna. Detta gör att olika innehållsströmmar kan kartläggas i en enda aktivitetsström. Om detta inte är fallet är det viktigt att identifiera lösningar som möjliggör sömlöst och interoperabelt samarbete mellan system.

  1. Undvik misstag med e-postmeddelandet
    Den schweiziska författaren och kommunikationstränaren Hans Eigenmann, ägare av Brainput GmbH, förklarar vad man ska leta efter professionellt och privat i korrespondens via elektronisk post.
  2. policy Tip
    Mails är ett mycket effektivt och praktiskt kommunikationsmedel. Deras karaktär och deras enkla tillgänglighet förför, men till ett sätt som ger oss och andra övertid, störningar och stress.
  3. Tips # 2: Var extremt sparsam med funktionerna Kopiera till och svara på alla funktioner.
    Hur man förhindrar ett informationsskred. Med CC ska du bara tjäna mottagare som verkligen behöver informationen. Visa inte chefen med postkopior att du gör ett bra jobb eller fortfarande arbetar vid vissa tider på dagen!
  4. Tips 3: Få dina meddelanden medvetet och riktad.
    Begränsa antalet frågor beroende på det arbete du gör och ställ in ett tidsblock i kalendern för redigering. Bestäm dig själv och låt dig inte terroriseras av inkommande post.
  5. Tips 4: Stäng av signalerna som varnar dig för ny e-post.
    Nyfikenhet är en av de starkaste drivkrafterna för människan - knappt någon kan motstå när hans dator berättar för honom att ny post är tillgänglig. Se till att följa regel nummer 3.
  6. Tips 5: Redigera e-post omedelbart om du gör det på fem minuter.
    Om detta inte är fallet, ställ in ett tidsblock i din arbetsplanering för att slutföra det.
  7. Tips 6: I slutet av en arbetsdag bör din inkorg vara tom.
    Eller öppna din brevlåda vid ytterdörren hemma, titta snabbt på vad du har fått - och släng sedan hela posten i din låda?
  8. Tips 7: Arbeta med mappar där du placerar inkorgen.
    De moderna e-postprogrammen erbjuder dig många automatiseringar som underlättar ditt liv. Ställ in regler för arkivering som är lämpliga för ditt arbetsområde. Till exempel kan nyhetsbrev gå direkt till en mapp som tillhandahålls för detta ändamål.
  9. Tips 8: Kom ihåg att mottagarna av dina e-postmeddelanden också vill organisera sig väl i dina e-postprogram.
    Skriv därför meningsfulla ämnesrader så att mottagaren vet vad det handlar om och kan posta inkorgarna i enlighet därmed. När det är möjligt, skriv bara ett ämne per e-post. Det gör det också lättare för mottagare att lagra sina inkorgar effektivt och effektivt utan att behöva kopiera.
  10. Tips 9: Skriv dina e-postmeddelanden tydligt och begripligt utan stavfel och rengöring.
    Reglerna för stavning och anständighet är också giltiga i posttrafiken. Mailmottagare förtjänar att adresseras korrekt och anständigt. Till exempel hälsningar som "hej", "bye" eller "ciao" och liknande tillhör alla den rent privata sfären.
  11. Tips 10: vanlig text i e-posttrafiken:
    Formulera tydligt och otvetydigt, men på affärsnivå. Uttryck från den privata sektorn, smileys eller obegripliga förkortningar (mfG och liknande) är också på sin plats i affärspost.
  12. Tips 11: Ingen chans att hämta ett e-postmeddelande
    Tänk framför allt på att knappen "Skicka" trycks otroligt snabbt - och att du inte har någon chans att hämta ett skickat mail om du senare upptäcker ett misstag eller vill försvaga ljudet du spelar. Ofta lovar man i texten att bifoga en specifik bilaga och skickar sedan posten utan bilagan. Du kan förhindra allt om du vänjer dig att använda adressfältet (mottagaren) först efter att du har kontrollerat allt. Detta förhindrar viss förlägenhet.

slutsats

Antalet e-postkonton och skickade e-postmeddelanden ökar - och det kommer att förbli så inom överskådlig framtid. Kommunikationskanalen E-post kommer dock att användas annorlunda i framtiden. Transporten av frodiga tillbehör faller bort. Fokus kommer att ligga på formell och formellt korrekt kommunikation som uppfyller kraven i fråga om efterlevnad, styrning eller lagligt håll. Parallellt fortsätter populariteten för sociala nätverk och kommunikation om sådan social mjukvara att öka.

Fler och fler företag letar efter sätt att integrera sociala affärsmetoder för att öka produktiviteten och förbättra interaktionen med kunder och partners. Utmaningen är att harmonisera de olika kommunikationskanalerna. Detta innebär att säkerställa kommunikation mellan olika medier eller över kanaler. Det är nödvändigt att anpassa arbets- och kommunikationsmetoder - det kan vara en tuff process. (Ba)