Hur du förbättrar dina rekryteringsprocesser: Hur man implementerar kandidathantering på rätt sätt

Anonim
Um gute Mitarbeiter zu finden müssen Unternehmen für eine positive Candidate Experience sorgen.
För att hitta bra anställda måste företag säkerställa en positiv kandidatupplevelse.
Foto: contrastwerkstatt - Fotolia.com

Sökande har blivit krävande. De förväntar sig en personlig inställning och snabba reaktionstider. Om ett företag inte ansöker om jobb i veckor har bra människor ofta accepterat ett annat erbjudande. De som vill ligga före tävlingen för de bästa sinnena måste därför säkerställa en positiv kandidatupplevelse och snabba processer.

Dessa inkluderar till exempel personliga kvittonbekräftelser och snabba inbjudningar till jobbintervju. För att säkerställa detta måste kandidatprocessen vara transparent och köras utan mediebrott. Att skriva ut dokument och skicka dem med post till specialavdelningarna tar alltför lång tid och är inte längre aktuellt. Med ett sökande hanteringssystem kan företag lagra alla inkommande dokument centralt.

Auktoriserade användare har åtkomst till applikationerna när som helst och ser aktuell status. Systemet guidar genom hela sökandeprocessen och erbjuder till exempel ändringsbara mallar för brev / brev, som också är lämpliga för blanktaletter. Detta minskar genomströmningstiderna avsevärt. Det tar också hänsyn till datum för laglig lagring och borttagning. Det finns nu en mängd olika lösningar på marknaden. Vad du ska leta efter i urvalet och introduktionen visar följande tips:

spoods.de

Tips 1: Definiera interna krav

Först och främst är det viktigt att analysera den aktuella situationen och att vara medveten om de nuvarande svagheterna i den sökande processen. Var är flaskhalsar och vad orsakar förseningar? Var är utrymme för förbättringar? Från denna inventering resulterar den uppgift som programvaran ska lösa. Samtidigt måste de grundläggande villkoren klargöras.

Detta inkluderar till exempel med vilka system du normalt arbetar och om - och i så fall vilka - gränssnitt för automatiserade processer krävs. Till exempel kräver många företag en SAP-anslutning. I vilket formulär vill du acceptera ansökningar i framtiden - via en onlineportal, via e-post eller per post? Följaktligen måste programvaran erbjuda möjligheter att spela in dokumenten och bearbeta dem ytterligare. Vid fastställande av krav bör HR och IT arbeta nära.

Tips 2: Analysera processer

Ett bra kandidatledningssystem bör anpassas individuellt till processerna i företaget. För detta är det nödvändigt att analysera hela processen från mottagande av ansökan till anställning, för att ompröva och tilldela tydligt ansvar. Vilka uppgifter gör HR-avdelningen och vilken avdelning gör?

Borde dokument till exempel dirigeras direkt till avdelningen eller bara kontrolleras av personalen? Om de enskilda stationerna är exakt definierade kan detta kartläggas i programvaran. En bra leverantör gör det möjligt att göra justeringar under introduktionen av systemet. Men ju tydligare processen definieras i början, desto snabbare är den nya lösningen redo att användas.

Tips 3: Definiera lämpligt funktionsintervall

När man väljer programvara bör företag överväga vilka funktioner de behöver och vilka som är mer önskvärda. Det lönar sig att tänka på framtiden och välja ett system som ständigt utvecklas och erbjuder ytterligare komponenter. Vi rekommenderar till exempel en multipostningsfunktion som gör det möjligt att publicera anbud i många olika jobbportaler samtidigt.

Bra system föreslår automatiskt lämpliga jobbportaler. Till och med en talangpool är ett användbart tillägg. I det kan rekryterare spara dokument från intressanta sökande, om de har gett sitt samtycke. Om en ledig plats ska fyllas i framtiden, erbjuder talangpoolen redan en pool av potentiella kandidater. Dessutom rekommenderas en Analytics-funktion. Med deras hjälp kan HR-chefer snabbt och enkelt fastställa HR-nyckeltal. Sådana utvärderingar visar till exempel hur lång tid det har tagit att fylla en position eller vilka rekryteringskanaler som har varit särskilt framgångsrika för vilka anbud.

Tips 4: Hitta lämpligt operatörskoncept

Det är viktigt i ett ansökshanteringssystem att anställda från olika platser och slutanordningar kan komma åt det. Speciellt för företag där olika filialer eller till och med fälttjänsten måste behandla ansökningsdokument rekommenderas en flexibel lösning. I grund och botten uppstår frågan om du vill driva det sökande hanteringssystemet i ditt eget datacenter eller välja en extern värdmolnlösning.

Den som föredrar att installera ett sökande hanteringssystem i sitt eget datacenter behåller kontrollen över sina uppgifter, men måste räkna med betydande kostnader och tidsutgifter för den interna IT-avdelningen. En molnlösning erbjuder dock kortare responstider och den interna IT-avdelningen är lättad. Men applikationer innehåller känslig, personlig information. Därför bör man se till att leverantören driver ett datacenter i Tyskland och garanterar höga sekretessriktlinjer.

Tips 5: Välj rätt leverantör

En bra leverantör av kandidatförvaltare har beprövad expertis inom sitt område som kan verifieras, till exempel med kundbedömningar. Han stöder sina kunder på plats med introduktionen av det nya systemet och hanterar deras behov. Idealt anpassar han programvaran individuellt till företagets processer och är fortfarande tillgänglig för ändringar och råd efter introduktionen.

I en molnlösning bör leverantören också ha ett datacenter i Tyskland. Detta säkerställer att informationen skyddas i enlighet med den stränga tyska sekretesspolicyn. Dessutom måste från maj 2018 den nya EU: s allmänna dataskyddsförordning genomföras, vilket ställer ännu större krav på skyddet av personuppgifter.

Tips 6: Informera anställda i god tid och utbilda dem

Ett nytt applikationshanteringssystem kan bara vara framgångsrikt om anställda också vill använda det. Därför bör projektgruppen informera alla berörda om förändringen i ett tidigt skede och tydligt kommunicera fördelarna med förändringen. Bra programvara är enkel och intuitiv att använda, så ingångströskeln är låg och ingen tidskrävande utbildning behövs. Det är dock tillrådligt att dessutom erbjuda de anställda valfri utbildning så att de snabbt kan dra nytta av det nya systemet och ha en positiv inställning till det.